Retningslinjer og komiteinstruks

Sist endret 03.06.2013

1. Formål
Formålet med retningslinjene er å gi en oversikt over pålagte oppgaver, ansvarsfordeling og drift. Retningslinjene bygger på klubbens vedtekter, og er underordnet disse.

2. Styrende og veiledende dokumenter
•    Vedtekter for Gjersjøen Rotayrklubb, godkjent xx.xx.2006
•    Dette dokument (Retningslinjer for Gjersjøen Rotaryklubb)
•    Håndbok for Rotary International distrikt 2260, siste utgave
•    Årbok for Norsk Rotary, siste utgave
•    ERFA-perm for aktuell funksjon

Ovennevnte dokumenter innholder både styrende og veiledende informasjon. Opplysninger om rapporteringsplikt og tidsfrister er i hovedsak styrende mens opplysninger om organisering og oppgaver i større grad kan oppfattes som veiledende. Vedtektene og retningslinjene er i sin helhet styrende (ufravikelige).

3. Styremedlemmenes oppgaver
Presidenten
•    Lede klubben og utføre de oppgaver som hører inn under presidentvervet
•    Sette preg på klubben og legge vekt på å fremme kameratskap og trivsel
•    Lede møtene i klubben
•    Holde årsmøte innen utgangen av september (se vedtektene §8)
•    Framlegge forslag til ny innkommende president og nytt styre (se vedtektene §3, §4,
§6, §7 og §9). Forslaget til ny innkommende president og nytt styre utarbeides av
innkommende president og godkjennes av styret før det framlegges. Forslaget skal framlegges på medlemsmøte senest 15. november
•    Sørge for at rapportering skjer i henhold til Håndbok for Rotary International distrikt 2260 (Klubbpresidentens oppgaver og tidsfrister og Kontingenter og rapporter)
•    Ajourholde ERFA-perm PRESIDENT som overleveres etterfølgeren
•    Presidenten har møte- og stemmerett i alle komiteer

Innkommende president
•    I presidentens fravær lede klubbmøtene og styremøtene
•    Utføre oppgaver etter oppdrag fra presidenten
•    Utarbeide forslag til styre og komiteer for sitt presidentår. Forslag til styre skal være levert til presidenten innen utgangen oktober
•    Sende oversikt over klubbens planer og mål for sitt Rotary-år til DGE. Se Håndbok for Rotary International distrikt 2260 (Kontingenter og rapporter)
•    Gjennomgå retningslinjene og ta stilling til om det er hensiktsmessig å gjøre endringer før nytt Rotary-år begynner. Forslag til endringer skal gis til presidenten, som styrebehandler disse og eventuelt framlegger dem for godkjennelse i henhold til disse retningslinjenes pkt 9. Endringer
•    Ajourholde ERFA-perm INNKOMMENDE PRESIDENT som overleveres etterfølgere

Past President
•    Lede møtene når både presidenten og innkommende president er forhindret fra å møte
•    Utføre oppgaver etter oppdrag fra presidenten

Sekretæren
•    Føre fremmøtestatistikk
•    Ajourholde klubbens medlems- og klassifikasjonsregister
•    Sende innkallelse til klubbmøter og styremøter etter avtale med presidenten samt lage, distribuere og oppbevare referater fra styremøtene
•    Rapportering i henhold til Håndbok for Rotary International distrikt 2260 (Klubbsekretærens oppgaver og Kontingenter og rapporter)
•    Utstede gjestekort
•    Utføre oppgaver etter oppdrag fra presidenten
•    Ajourholde ERFA-perm SEKRETÆR som overleveres etterfølgeren

Kassereren
•    Innkreve medlemskontingent og andre medlemsavgifter. Se retningslinjenes pkt 7. Økonomi
•    Utstede medlemskort til nye medlemmer og til andre medlemmer som ber om det
•    Betale kontingenter i henhold til Håndbok for Rotary International distrikt 2260 (Klubbkassererens oppgaver og Kontingenter og rapporter)
•    Administrere inn- og utbetalinger og føre regnskap. Regnskapet skal følge Rotary-året og skal settes opp på samme måte fra år til år. Styret kan bestemme at det skal gjøres endringer i oppstillingen. Regnskapet skal være ferdig så tidlig at presidenten kan framlegge revidert regnskap for årsmøtet innen utgangen av september
•    Sette opp foreløpig regnskap pr. 1. juni slik at presidenten kan bruke det i sin årsrapport
•    Etter instruks fra presidenten sette opp budsjett for det kommende Rotary-året. Budsjettet skal settes opp på samme måte fra år til år. Styret kan bestemme at det skal gjøres endringer. Budsjettet skal være ferdig så tidlig at presidenten kan framlegge styrebehandlet budsjett for årsmøtet innen utgangen av september
•    Rapportering i henhold til Håndbok for Rotary International distrikt 2260 (Klubbkassererens oppgaver og Kontingenter og rapporter)
•    Ved Rotary-årets slutt skal kassereren overlevere til sin etterfølger alle midler, regnskapsbøker og annen klubbeiendom samt overføre sine fullmakter for disposisjon over klubbens likvide midler
•    Ajourholde ERFA-perm KASSERER som overleveres etterfølgeren

4. Komiteenes oppgaver
.
Komiteene skal bistå styret og presidenten med gjennomføringen av klubbens planer og mål. Gjersjøen RK har følgende komiteer:

o    Trivselskomiteen (TRK
o    Samfunnsprosjektkomiteen (SPK)
o    Rotaryprosjektkomiteen (RPK)
o    Klubb- og medlemsutviklingskomiteen (KMK)
o    Opplærings- og kommunikasjonskomiteen (OKK)

Komiteenes oppgaver fremgår av særskilt komitéinstruks, fastsatt av styret.

Spesielle oppgaver

Web-ansvarlig
Det skal oppnevnes et medlem som er ansvarlig for å ajourholde hjemmesiden. I utførelsen av dette arbeidet rapporterer vedkommende til leder for Klubb- og medlemsutviklingskomiteen, men han eller hun kan gjerne tilhøre en annen komité.

Prinsipielle endringer på hjemmesiden må godkjennes av styret.

Materialforvalter/arkivar
Det skal oppnevnes et medlem som er ansvarlig for oppbevaring av klubbens materiell, samt arkiv. Vedkommende kan sitte i hvilken som helst komité, men i dette arbeidet rapporterer han eller hun til sekretæren. Denne oppgaven kan med fordel innehas av samme person over flere år.

Materialforvalter/arkivar skal utføre sine oppgaver i henhold til Instruks for materialforvaltning og arkivering.

Andre oppgaver
Med styrets godkjennelse kan presidenten opprette komiteer eller utnevne prosjektledere for spesielle aktiviteter etter behov.


5. Møter

Presidentskiftet
Presidentskiftet foretas på det siste eller nest siste klubbmøte i Rotaryåret. Ved presidentskiftet skal avgående komitéledere og president gi årsberetning for sitt år. Etter presidentskiftet skal den tiltrådte presidenten legge fram program for sitt år.


Klubbmøter
De regulære ukentlige klubbmøtene holdes mandager kl.19.30 – 20.30.
Fremmøte godskrives i henhold til Rotarys retningslinjer.

Forretningsorden for klubbmøtene
1.    Møtet åpnes
2.    Introduksjon av besøkende
3.    Korrespondanse og meddelelser
4.    Eventuelle komitérapporter
5.    Eventuelle ikke ferdigbehandlede saker
6.    Nye saker
7.    3-minutteren
8.    Foredrag eller annen form for program
9.    Informasjon om neste møte
10.    Møtet heves

Med mindre annet er spesielt avtalt, skal pkt 8. Foredrag eller annen form for program være på ca 30 minutter. Deretter skal det være avsatt ca 15 minutter til spørsmål og svar.


Styremøter
Ordinære styremøter skal avholdes minst en gang pr. kvartal.

Styret med komitéledere skal innkalles av presidenten når det er nødvendig, eller etter anmodning fra to av styrets medlemmer.


6. Permisjon - møtefritakelse
Ved skriftlig søknad til styret kan fritagelse for fremmøteplikten for en avgrenset periode bli gitt. Fritak gis i henhold til RIs retningslinjer  som finnes i Årbok for Norsk Rotary.


7. Økonomi
Klubbens regnskapsår er fra 1. juli til 30. juni neste år.

Styret forvalter klubbens økonomi på grunnlag av budsjett som er godkjent på årsmøte, eventuelt endret på medlemsmøte.

Innkreving av medlemskontingent deles i to halvårsperioder fra 1. juli til 31. desember og fra 1. januar til 30. juni. Medlemskontingenten skal forhåndsbetales.


8. Opptak av nye medlemmer
1.    Forslag til nye medlemmer sendes leder for Klubb- og medlemsutviklingskomiteen.
2.    Styret vurderer kandidatenes egnethet og klassifikasjonen etter innstilling fra Klubb- og medlemsutviklingskomiteen. Avslag på medlemskap begrunnes til forslagstiller.
3.    Liste over kandidater som styret aksepterer sendes medlemmene. Det gis tidsfrist for eventuelle protester. Protestene gis sekretæren konfidensielt. Taushetsplikten presiseres.
4.    Protester drøftes i styret. To protester er definitivt avslag som medlem. Når det kun er en protest avgjøres opptaket i styret ved avstemming.
5.    Styret gir så melding til forslagstilleren. Først på dette tidspunkt blir kandidaten gjort kjent med at denne kan bli medlem. Forslagstiller/fadder er ansvarlig for å informere kandidaten om de rettigheter og plikter som medlemskapet i Rotary innebærer.
6.    De formelle sider ivaretas av sekretæren.
7.    Selve opptaket av det nye medlemmet skal skje under høytidelige former, for eksempel ved presidentskiftet. Under og etter opptak av et nytt medlem er fadderens plikt å introdusere det nye medlemmet for klubbens medlemmer.


9. Endringer  
Endringer av retningslinjene krever 2/3 flertall av de fremmøtte når minst 1/3 av medlemmene er tilstede og endringsforslag er  sendt medlemmene minst 20 dager før møtet.

Ingen endring eller tillegg kan gjøres i retningslinjene hvis disse ikke er overensstemmelse med klubbens vedtekter eller RIs lover og vedtekter.

Komitéinstruks for Gjersjøen RK
(Fastsatt av styret 22.04.13)

Generelt
Det påligger komiteene å
•    komme med forslag til program på klubbmøtene, etter fordelig fastsatt i årshjulet
•    utarbeide en kortfattet årsrapport for komiteens virksomhet. Rapporten skal leveres sekretæren innen utgangen av mai
•    sørge for at det skrives referat fra komitémøtene, og at dette distribueres til klubbens president, sekretær og komitémedlemmene
•    ajourholde ERFA-permen (på papir eller elektronisk) og overlevere denne til neste komité.

Komitélederen er ansvarlig for arbeidet i komiteen. Hver komité velger en nestleder som leder arbeidet i komiteen når lederen har forfall.

Presidenten har møterett i alle komiteene.
 
Trivselskomiteen
Komiteen har ansvar for miljø- og trivselskapende tiltak i klubben, herunder
•    sørge for at nødvendig utstyr og forsyninger er til stede for gjennomføring av møtene
•    sørge for kontakt med komiteene som har ansvaret for gjennomføringen av det enkelte møte
•    sørge for gjennomføring av klubbens sosiale sammenkomster iht plan fastsatt i årshjulet, og i forståelse med styret
•    komme med forslag til spesielle sosiale arrangementer, som turer, teaterbesøk, m.v.

Samfunnsprosjektkomiteen
Komiteen har ansvar for klubbens lokale samfunnsprosjekter, herunder
•    komme med innspill til nye lokalsamfunnsprosjekter
•    sørge for gjennomføring av nye og oppfølging av løpende prosjekter som klubben har besluttet å engasjere seg i
•    holde god kontakt med klubbens representant i Bokkomiteen (felles for Oppegård-klubbene)
•    holde god kontakt med Stipendkomiteen (felles for Oppegård-klubbene), og der SPKs komitéleder er klubbens representant
•    holde seg orientert om virksomheten i de organisasjoner klubben samarbeider med, og som har fått støtte fra GRK
•    sørge for god kontakt, og samordne virksomheten med Rotaryprosjektkomiteen.


Rotaryprosjektkomiteen
Komiteen har ansvar for klubbens engasjement i Rotaryprosjekter, direkte eller gjennom distrikt 2260, og herunder
•    komme med innspill til Rotaryprosjekter som klubben kan engasjere seg i
•    holde kontakt med distriktsledelsen når det gjelder ulike utvekslingsprogrammer
•    i samarbeid med klubbens kontaktperson, informere medlemmene om hvordan Rotary Fundation fungerer
•    informere medlemmene om de ulike utvekslingsprogrammer, og komme med forslag om hvilke programmer klubben skal engasjere seg i
•    sørge for god kontakt, og samordne virksomheten med Samfunnsprosjektkomiteen.

Klubb- og medlemsutviklingskomiteen
Komiteen har ansvar for klubbens medlemsutvikling og rekruttering, og herunder
•    arbeide for at klubben når det rekrutteringsmål som er angitt i planer og mål
•    så vidt mulig sørge for at nye yrkesgrupper blir med i klubben
•    sørge for klassifikasjon av nye medlemmer
•    så vidt mulig sørge for at nye yrkesgrupperblir med i komiteen
•    komme med innspill til styret om hvordan klubben kan utvikle seg på en moderne og fremtidsrettet måte.

Opplærings- og kommunikasjonskomiteen
Komiteen har ansvar for programkoordinering, opplæringstilbud og kommunikasjonstiltak, og herunder
•    sørge for at samtlige komiteer kommer med sine programbidrag innen fastlagte frister, se til at eventuell fastlagt programprofil blir ivaretatt og sende de kvartalsvise programforslagene til president og sekretær
•     bistå klubbens web-redaktør med stoff til hjemmesiden
•    sørge for informasjon om Rotary til potensielle og nye medlemmer om, i samarbeid med styret
•    bidra til å gjøre Rotary-skolen tilgjengelig for medlemmene
•    bidra til økt kjennskap om Rotary i lokalsamfunnet, herunder kontakt med media, for på den måten å bidra til et godt omdømme for Rotary og GRK.